Abgabe von Registraturgut

Laut Archivordnung muss das Schriftgut des Bundes, seiner Gremien, Arbeitszweige, Einrichtungen, Werke, Mitarbeiter und Beauftragten an das Oncken-Archiv abgeliefert werden (§ 1 Archivordnung). 

Dieses gilt auch für Gemeinden, Vereinigungen und rechtlich selbständige Werke, soweit sie sich die Archivordnung durch Beschluss ihrer zuständigen Leitungsgremien zu Eigen gemacht haben (§ 2 Archivordnung).

Bereits im Entstehungsgang der Akten steht das Archiv mit den entsprechenden Dienststellen und Mitarbeiter in Verbindung, um die Akten zu sichten und Hinweise zu Ordnungssysteme und Verzeichnungspläne zu geben. 

Wird Schriftgut nicht mehr zur Erledigung der dienstlichen Aufgaben benötigt, ist dieses dem Archiv anzubieten und zu übergeben. Bei der Übergabe ist darauf zu achten, dass die Unterlagen übersichtlich geordnet und vollständig sind.

Zum Schriftgut zählt neben den herkömmlichen Akten u.a. auch elektronische Speichermedien, persönliche Aufzeichnungen, sowie Bild- und Tondokumente. Ablieferungsverzeichnisse erfassen Umfang, Titel und Laufzeit der Akten. Die Bewertung und ggf. Kassation erfolgen ausschließlich von Seiten des Archivs.

Das Archiv steht für alle Fragen zu Ordnung, Abgabe und Bewertung der Unterlagen gern zur Verfügung. 

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