Archivordnung             

des Bundes Evangelisch-Freikirchlicher Gemeinden in Deutschland K.d.ö.R.

§ 1 Geltungsbereich

(1) Die Archivordnung regelt die Ablieferung, Aufbewahrung und Nutzung von Archivgut des Bundes Evangelisch-Freikirchlicher Gemeinden in Deutschland K.d.ö.R. (im Folgenden: Bund), seiner Gremien, Arbeitszweige, Einrichtungen, Werke, Mitarbeiter und Beauftragten.

(2) Für Gemeinden, Vereinigungen und rechtlich selbständige Werke gilt die Archivordnung, soweit sie sich diese durch Beschluß ihrer zuständigen Leitungsgremien zu eigen machen.

§ 2 Archivträger

(1) Für das zentrale Archiv des Bundes, das Oncken-Archiv in Elstal, ist der Bund der zuständige Träger, er wird vertreten durch die Bundesleitung

(2) Für Archive der Gremien, Arbeitszweige, Einrichtungen und Werke des Bundes wird die verantwortliche Trägerschaft im Einvernehmen mit der Bundesleitung geregelt.

§ 3 Archivbeirat

(1) Die Bundesleitung beruft einen Archivbeirat, dem je ein Vertreter der Bundesleitung, des Bundesmissionshauses und des Theologischen Seminars sowie der Datenschutzbeauftragte des Bundes angehören.

(2) Der Archivbeirat erläßt Ausführungsbestimmungen, insbesondere für die Archivierung, sowie eine Benutzungsordnung und eine Gebührenordnung.

§ 4 Archivgut

(1) Archivgut dient vornehmlich dem Bund zu Verwaltungszwecken, zur Sicherung von Rechten, zur Erforschung und Vergegenwärtigung seiner Geschichte; es ist Eigentum des Bundes.

(2) Archivgut dokumentiert das gemeindliche, missionarische, diakonische und administrative Wirken sowie Frömmigkeitspraxis und theologisches Denken im Bund in Vergangenheit und Gegenwart. Es gibt darüber hinaus Einbick in strukurelle, rechtliche, wirtschaftliche und soziale Verhältnisse, in Mitwirkung und Mitverantwortung bei Fragen der Zeit, in das Verhältnis zu anderen Konfessionen, Verbänden und gesellschaftlichen Gruppen und in wichtige kirchengeschichtliche Ereignisse.

(3) Archivgut umfaßt Schriftgut und anderes Material, das bei Gremien, Arbeitszweigen, Einrichtungen, Werken, Mitarbeitern und Beauftragten des Bundes entstanden ist oder von ihren übernommen wurde, deren Selbstverständnis, Auftrag und Arbeit dokumentiert, zur Erledigung der dienstlichen Aufgaben nicht mehr benötigt wird und zur Aufbewahrung bestimmt ist.

Insbesondere zählen dazu Protokolle und Korrespondenzen leitender Gremien, Verträge und Urkunden, Haushaltspläne, Jahresrechnungen und Bilanzen, Bauakten und -zeichnungen, Siegel und Stempel, Bild-, Film- und Tondokumente, elektrische Speichermedien und die zu ihrer Auswertung, Sicherung und Nutzung erforderlichen Hilfsmittel und Programme, ferner persönliche Aufzeichnungen und Nachlässe. Es wird ergänzt durch Sammlungs-, Bibliotheks- und Museumsgut.

§ 5 Erfassung, Erhaltung, Sicherung und Erschließung

(1) Gremienmitglieder, Mitarbeiter und Beauftragte des Bundes, seiner Arbeitszweige, Einrichtungen und Werke, denen in dieser Eigenschaft Schriftgut und anderes Material überlassen worden ist, sind verpflichtet, dieses vollständig zu übergeben, sobald es zur Erledigung der dienstlichen Aufgaben nicht mehr benötigt wird. Dasselbe gilt für im Dienst enstandenes Schriftgut und anderes Material. Gegenüber den Erben hat der Bund einen Herausgabeanspruch.

(2) Der Bund als Eigentümer des Archivgutes hat dafür zu sorgen, daß das Archivgut ermittelt, erfaßt, gekennzeichnet, durch fortlaufendes Sammeln ergänzt, sachgerecht verwahrt, gegen Mißbrauch, Verlust und Beschädigung gesichert und für die eigene Arbeit sowie für Forschungszwecke benutzbar gemacht und verwaltet wird. 

(3) Erfüllen Arbeitszweige, Einrichtungen und Werke des Bundes die vorgenannten Aufgaben nicht selbst, so müssen sie dem Oncken-Archiv diese Aufgaben übertragen oder ihr Archivgut in Verwaltung geben.

(4) Entfällt der bisherige Archivträger, geht das Archivgut geschlossen auf den Rechtsnachfolger über oder ist zur Sicherung des Bestandes an das Oncken-Archiv abzugeben.

(5) Archivgut ist unveräußerlich. Bei Veränderung, Verlegung, Beschädigung oder Verlust ist das Oncken-Archiv unverzüglich zu verständigen, um über geeignete Maßnahmen zum Schutz, zur Restaurierung oder Wiederbeschaffung zu entscheiden.

§ 6 Aufbewahrungsfristen 

(1) Auf Dauer aufzubewahren ist Archivgut von rechtlicher, geschichtlicher, wissenschaftlicher oder künstlerischer Bedeutung, wie Protokolle leitender Gremien, Urkunden, Personalakten, Arbeitsbereiche, Bilanzen, Statistiken, Bauakten, u.a..

(2) Gehalts- und Versorgungsakten sowie Rechnungsunterlagen der Buchführung und Buchungsbelege, soweit sie steuerlich bedeutsam sind, sind mindestens den gesetzlichen Vorgaben gemäß aufzubewahren. Die Frist beginnt mit Ablauf des Enstehungsjahres bzw. mit dem Entlastungsvermerk.

(3) Unter den genannten Gesichtspunkten ist das Archivgut durch eine vom Archivträger beauftragte, historisch sachkundige Person zu bewerten und gegebenenfalls nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist zu vernichten. Darüber is ein schriftlicher Vermerk anzufertigen.

(4) Die Verabschiedung weiterer Richtlinien über Aufbewahrung und Vernichtung von Schriftgut und anderem Material bleibt vorbehalten.

§ 7 Schutzfristen

(1) Nichtöffentliches Archivgut darf durch Dritte erst dreißig Jahre nach der letzten inhaltlichen Ergänzung benutzt werden.

(2) Nichtöffentliches Archivgut, das sich auf natürliche Personen bezieht, darf durch Dritte erst zehn Jahre nach deren Tod benutzt werden. Ist dieses Datum nicht oder nur mit unvertretbarem Aufwand feststellbar, endet die Frist neunzig Jahre nach der Geburt. Ist auch das Geburtsdatum nicht feststellbar, endet die Frist sechzig Jahre nach der letzten inhaltlichen Ergänzung.

(3) Archivgut darf im Ausnahmefall vor Ablauf der Schutzfrist ohne Einwilligung eines Betroffenen oder seines Rechtsnachfolgers nur benutzt werden, wenn der Archivbeirat nach pflichtgemäßen Ermessen und Abwägung zwischen dem berechtigten Anspruch auf Information (z.B. für wissenschaftliche Forschung oder zur Wahrnehmung berechtigter persönlicher Interessen) und dem Recht auf Personenschutz von Betroffenen sowie den Vorschriften des Datenschutzes so entscheidet.

(4) Für Archivgut aus privater Herkunft (z.B. Nachlässe) kann Abweichendes vereinbart werden.

(5) Die Bundesleitung kann Schutzfristen aus wichtigem Grund verlängern oder verkürzen.

(6) Einsprüche gegen Entscheidungen des Archivbeirates gemäß Absatz (3) und (5) sind an die Bundesleitung zu richten: sie entscheidet endgültig.

(7) Die Bundesleitung kann selbst Forschungsanträge erteilen und dazu Ausnahmeregelungen für Schutzfristen beschließen.

§ 8 Aufgaben des Oncken-Archivs

(1) Das Oncken-Archiv übernimmt, verwahrt und erschließt das Archivgut des Bundesmissionshauses, des Bundesrates, der Bundesleitung, der Arbeitszweige, Einrichtungen, Werke, Mitarbeiter und Beauftragten des Bundes. Werke und Einrichtungen des Bundes können ihr Archivgut gemäß dieser Archivordnung und in Absprache mit dem Oncken-Archiv selbst verwahren und verwalten.

(2) Das Oncken-Archiv kann Archivgut von Gemeinden, Vereinigungen und selbständigen Werken, wenn dies für die dauerhafte Erhaltung erforderlich erscheint und darüber eine Vereinbarung getroffen wird. Es sammelt Schriftgut und anderes Material sonstiger Herkunft, sofern es für die Geschichte des Bundes oder für deren Erforschung von Bedeutung ist, insbesondere Sammlungen und Nachlässe.

(3) Das Oncken-Archiv berät Einrichtungen, Werke, Gemeinden und Vereinigungen bei Aufbau, Unterbringung, Verwaltung und Verlegung von Archiven.

(4) Das Oncken-Archiv berät Benutzer und erteilt mündlich und schriftlich Auskunft, sofern dienstliche Aufgaben dadurch nicht beeinträchtigt werden. Ein Anspruch auf die Erledigung bibliographischer und genealogischer Recherchen, auf Lesehilfen und Reproduktionsarbeiten durch das Archiv besteht nicht.

(5) Im Rahmen seiner Möglichkeiten hat das Oncken-Archiv das in seiner Obhut befindliche Archivgut selbst zu erforschen, Forschung anzuregen und zu betreuen.

§ 9 Inkrafttreten

Diese Archivordnung wurde von der Bundesleitung entsprechend ihrer Zuständigkeit gemäß Artikel 13 (2) c) der Verfassung des Bundes am 11. Februar 2000 beschlossen. Sie tritt am 1. Januar 2000 in Kraft.

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